En tant que chef d’entreprise, vous avez un projet à réaliser mais vous hésitez encore entre la mission en régie et le forfait ? Vous souhaitez connaître les bénéfices que votre entreprise peut tirer du travail en régie ? Chez Squaar, nous souhaitons vous aider à trouver la meilleure solution pour votre projet.
Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est la mission en régie et ses principaux avantages. Nous verrons également les principaux défis et comment tirer le meilleur parti de ce mode de fonctionnement. Enfin, nous comparerons les avantages et inconvénients entre la mission en régie et le forfait.
Avec ce guide, vous saurez choisir la solution qui convient le mieux à votre entreprise ! Alors, prêt à optimiser votre projet ?
Travailler en régie : qu’est-ce que c’est ?
Travailler en régie est un mode de collaboration qui s’avère particulièrement efficace et pertinent puisqu’il consiste en l’intégration d’un consultant expert (développeur, administrateur ou chef de projet) à l’équipe IT déjà en place pour une durée plus ou moins longue afin de participer activement à votre projet digital. Ce spécialiste peut être un « freelance » (= Indépendant) ou être mis à disposition par une ESN (Entreprise de Services Numériques).
Pour cela, le consultant expert, intervient donc en tant que ressource supplémentaire sur un projet bien précis. Ce modèle de collaboration est de plus en plus apprécié, car cela permet à l’entreprise de bénéficier d’une expertise spécifique au besoin tout en bénéficiant de nombreux avantages.
Le contrat en régie peut d’ailleurs être utilisé dans la gestion d’un grand nombre de projets, qui peuvent aller du développement de produits et de services au déploiement de nouvelles technologies en passant par la gestion de projet.
Quels sont les principaux avantages ?
Avec l’essor des technologies modernes, les entreprises font face à de nouveaux défis digitaux et ont besoin de s’adapter aux changements. Une solution intéressante pour répondre à ces besoins est de faire appel à la mission en régie, qui offre un certain nombre d’avantages pour les entreprises.
La flexibilité et l’adaptabilité / délais
Le travail en régie offre une grande flexibilité pour les entreprises, car elles peuvent adapter le nombre de personnes nécessaires à tout projet en cours. Celles-ci, étant intégrées aux équipes, au sein même de l’entreprise, se familiarisent très vite aux attentes / projet dans son ensemble, leur formation aux outils et moyens s’en trouvent bien sûr facilité et enfin elles bénéficient du même niveau d’information que le reste de l’équipe tout au long du process. Ceci permet également de faire évoluer les attentes en même temps que l’avancement du projet.
L’entreprise profite également d’avoir ces compétences à disposition sans avoir les engagements et les contraintes d’une embauche classique (très peu d’administratif et gestion réduite de la partie sociale et juridique puisque c’est un contrat de prestation de services).
Meilleure gestion des coûts
Le travail en régie est également un excellent moyen de réduire les coûts puisque cela permet d’économiser une grande partie des frais en ne payant que les ressources nécessaires au moment où elles sont requises, d’autant plus que cela est rendu possible sans utiliser le temps et l’énergie de ressources internes pour les gérer (services RH, Paie, Administratifs, etc…).
Une augmentation de l’expertise technique IT de l’entreprise
En effet, l’intégration de compétences, sélectionnées au préalable et intégrées aux équipes, permet aux entreprises, et à l’équipe IT en particulier, de bénéficier d’une expertise et d’une expérience pratique spécifique dans le domaine et ainsi d’augmenter leur connaissance et leur savoir-faire qui perdurera dans le temps.
Quels sont les principaux défis pour l’entreprise ?
Squaar s’est engagé à aider les entreprises à rencontrer et intégrer trouver des compétences adéquates pour leurs projets, mais travailler en régie peut malgré tout présenter quelques défis. Il est important que les entreprises soient en mesure de trouver des collaborateurs compétents et fiables pour assurer la qualité et la cohérence des prestations.
Trouver la bonne personne
Trouver la bonne personne pour une mission en régie est l’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les entreprises. Il est donc impératif de faire appel à une entreprise (type Squaar) capable de comprendre votre projet et votre organisation, de vous pré-sélectionner les meilleurs candidats (gain de temps considérable), de les rencontrer et de les évaluer (d’un point de vue personnel et technique) avant de les intégrer. Faites participer un maximum de partie prenante du projet.
La gestion du temps et des tâches
La gestion du temps et des tâches est un autre défi important à relever. Les entreprises doivent veiller à ce que leurs prestataires soient aptes à suivre le calendrier et à respecter les délais. Bien sûr, elles doivent aussi prendre en compte le risque d’erreur et d’inefficacité qui peut se produire. Les entrepreneurs doivent être conscients des différents aspects de la situation et prendre des mesures pour assurer la qualité et l’efficacité des produits et services fournis, notamment grâce aux compétences internes capables de mesurer régulièrement l’efficacité et la qualité du travail réalisé.
Malgré ces quelques défis, la mission en régie est une solution très pratique pour les entreprises qui doivent gérer des projets complexes et dynamiques en offrant : Expertise, Flexibilité et Facilité de gestion
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Comment les entreprises peuvent-elles tirer le meilleur parti de la mission en régie ?
On l’a vu, la mission en régie offre aux entreprises de nombreux avantages et pour en tirer le meilleur parti, il est important d’avoir des outils et des procédures adéquats. Voici quelques conseils pour en tirer le maximum.
Utiliser des outils de collaboration
Les outils de collaboration peuvent aider grandement les entreprises à gérer efficacement leurs projets, en suivant notamment : Planification du projet, Visualisation globale du cycle de vie des différents projets en cours, Suivi d’avancement du projet et traçabilité des tâches, Gestion de la production, Gestion des ressources, Gestion des stocks,, Gestion des risques, etc. et en permettant ainsi une meilleure coordination des tâches et atteindre les objectifs plus rapidement.
Évaluer le succès et les performances
Une fois que la mission en régie est mise en œuvre, il est important de surveiller et d’évaluer les performances ainsi que le succès des activités qui en résultent. Cela permet de déterminer si l’objectif a été atteint, et également si des ajustements doivent être apportés pour améliorer le processus.
D’ailleurs, certains de ces outils de gestion de projet peuvent également aider à surveiller les progrès de chaque sous-partie d’un projet et à évaluer les performances des différentes équipes de travail. Ainsi il vous permet de réajuster régulièrement les objectifs mais aussi d’engager des changements, que ce soit en termes d’outils, de moyens ou d’organisation en collaboration avec l’ensemble de l’équipe puisque les parties prenantes sont ainsi invitées à fournir des commentaires afin d’améliorer le processus et augmenter la satisfaction.
Établir des lignes directrices, des procédures et des périmètres d’intervention clairs
Lorsque vous travaillez en régie, il est important de clarifier les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe et de définir les lignes directrices et procédures à suivre. Ainsi, vous pouvez être sûr que les membres de l’équipe savent exactement ce qu’ils ont à faire et quand le faire afin de favoriser une collaboration et une efficacité maximale.
La comparaison entre la mission en régie et le forfait
À l’heure actuelle, les entreprises ont plusieurs solutions pour réaliser un projet. Elles peuvent choisir entre le modèle de travail en régie et le forfait. Chacun a ses avantages et ses inconvénients, mais il est important de comprendre la différence entre les deux afin de faire le meilleur choix pour votre entreprise.
Quels sont les avantages et inconvénients de chaque option ?
Une mission en régie est un type de contrat qui permet à une entreprise de rémunérer un freelance ou un groupe d’indépendants pour un nombre spécifique de tâches sans engagement sur le long terme. Les freelances sont également capables de fournir une expertise spécialisée pour des sujets complexes et nouveaux. Ce type de prestation permet facilement de mettre en place des méthodes plus agiles. Attention cependant, mal suivi et géré, cela peut rapidement conduire à des surprises budgétaires non désirées et à des retards de production.
Le forfait est un type de contrat qui offre aux entreprises un délai et un budget prédéfinis pour la mise en place et la gestion d’un projet. Cette option peut paraître plus sûre avec un budget et une durée connue, mais attention, Le forfait manque de souplesse ! Les fonctionnalités étant initialement “fixées”, elles ne sont testées qu’à la fin de la prestation. Il n’est pas possible de faire des ajustements en cours de route et si le résultat n’est finalement pas satisfaisant pour les utilisateurs, il faut réaliser un nouveau forfait avec des implications budgétaires et temporelles qui peuvent être très importantes…
Chaque entreprise doit donc prendre en compte ses besoins spécifiques pour choisir la bonne solution. Chez Squaar, nous sommes convaincus qu’une bonne collaboration entre l’entreprise et les prestataires externes peut aboutir aux résultats spécifiquement attendus avec une mesure et un suivi régulier !
En conclusion
La mission en régie offre aux entreprises des avantages considérables, notamment en matière de suivi, de coûts et de qualité. Cependant, elle présente également des défis, tels que le recrutement du personnel adéquat, la gestion du temps et des tâches. Grâce à l’utilisation d’outils de collaboration, à des lignes directrices claires et à des mesures d’évaluation régulières, vous pourriez en tirer le meilleur partie. De notre côté, nous croyons fermement que le travail en régie peut offrir des avantages considérables aux entreprises et en tant que tiers de confiance, nous sommes en mesure de superviser le processus afin que chaque expert soit positionné sur la mission qui lui correspond et que chaque entreprise intègre les compétences ad-hoc et obtienne ainsi les résultats escomptés.
