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personne qui enlève une pièce de bois en bas d'une tour faîtes de pièces de bois du même type pour imager les risque

Prestations de services informatiques : pièges à éviter

Les prestations de services informatiques sont devenues un pilier fondamental pour les sociétés. Leur capacité à fournir un soutien opérationnel, à stimuler l’innovation, à faciliter la transformation numérique et à gérer efficacement les données est essentielle pour maintenir la compétitivité dans un environnement en constante évolution. En investissant dans des services informatiques qualitatifs, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi ouvrir la voie à une croissance durable et à un succès à long terme.

Nous détaillerons ici quelques pièges à éviter lors de l’utilisation des prestations de services informatiques comme notamment : 

  • Le choix d’un prestataire peu fiable 
  • Un contrat mal encadré 
  • La sous-estimation de vos besoins
  • La négligence en termes de sécurité des données 
  • Un manque de communication
  • La mise de côté de l’évolutivité
  • Le manque de considération de la maintenance et du support 
  • Le fait de ne pas prendre au sérieux l’importance de la formation / l’accompagnement utilisateurs
  • Une mauvaise évaluation des coûts à long terme 
  • etc. 

Comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise

Analyse des besoins internes

Il est crucial de définir clairement les besoins informatiques avant de rechercher un prestataire pour plusieurs raisons :

  • Alignement avec les objectifs commerciaux : En comprenant précisément vos besoins informatiques, il est possible de s’assurer que les solutions technologiques choisies soient alignées avec les objectifs stratégiques et opérationnels. Cela garantit que les investissements informatiques contribuent directement à la croissance et à la réussite de la société.
  • Éviter les dépenses inutiles : En identifiant clairement les besoins, il est possible d’éviter les dépenses inutiles sur des solutions ou des fonctionnalités non-essentielles. Cela permet d’optimiser l’allocation des ressources et de maximiser le retour sur investissement.
  • Sélection du prestataire approprié : Une définition claire des besoins facilite la recherche et la sélection d’un prestataire de services informatiques approprié. En comprenant exactement ce que l’entreprise recherche, il devient plus facile d’évaluer les offres potentielles et de trouver celui qui correspond le mieux aux exigences spécifiques.
  • Communication efficace : Définir clairement ses attentes facilite la communication avec les prestataires potentiels. Cela permet d’expliquer précisément ce que vous recherchez et d’obtenir des propositions adaptées à vos besoins.
  • Réduction des risques : En définissant clairement vos souhaits, les entreprises peuvent mieux évaluer les risques potentiels associés à la mise en œuvre de nouvelles solutions ou à l’externalisation de services. Cela permet de prendre des décisions plus éclairées et de minimiser les risques liés à des investissements informatiques mal adaptés.

Évaluer les compétences internes

  • Effectuer une évaluation des compétences : Commencez par effectuer une évaluation approfondie des compétences de votre équipe actuelle. Identifiez les forces et les faiblesses de chaque membre de l’équipe en ce qui concerne les domaines pertinents aux prestations de services informatiques, tels que la gestion des systèmes, la sécurité des données, le développement logiciel, etc.
  • Comparer les compétences aux besoins : Une fois que vous avez une vue d’ensemble des compétences de votre équipe, comparez-les à vos besoins en matière de services informatiques. Identifiez les écarts entre les compétences actuelles et les compétences nécessaires pour répondre à vos exigences.
  • Impliquer les parties prenantes : Impliquez les parties prenantes clés de votre entreprise, comme les responsables des départements informatiques, les cadres supérieurs et les employés concernés… Leurs perspectives peuvent fournir des informations précieuses sur les besoins en compétences (maîtrise de certains outils / logiciels, obligations techniques, connaissance d’un type de code en particulier) et les lacunes à combler.

En suivant ces conseils, vous pouvez mieux évaluer vos compétences internes, identifier les lacunes à combler et élaborer des plans de prestations de services informatiques de manière efficace et efficiente.

Groupe d'individus en réunion professionnelle autour d'une grande table en bois dont deux débout qui présentent des graphiques affichés sur un tableau.

Objectifs à long terme et scalabilité

La planification à long terme des besoins informatiques est essentielle pour assurer la pérennité et la compétitivité d’une société. Que vous soyez une start-up en pleine croissance ou un grand groupe établi cherchant à consolider sa présence sur le marché, une planification stratégique des besoins informatiques peut faire la différence entre le succès et l’obsolescence.

Voici quelques conseils pour vous guider dans ce processus essentiel :

Évaluer les besoins actuels et futurs : Commencez par évaluer attentivement vos besoins informatiques actuels, ainsi que ses objectifs à long terme. Quels sont les systèmes et les logiciels dont vous avez besoin pour soutenir vos opérations actuelles ? Quelles sont les tendances technologiques qui pourraient impacter votre secteur d’activité à l’avenir ? Une compréhension claire de ces éléments vous permettra d’anticiper les besoins futurs de votre société en matière de choix et d’orientation technologique.

Consulter les parties prenantes : Impliquez les différentes parties prenantes de votre entreprise dans le processus de planification des besoins informatiques. Cela peut inclure les responsables des départements informatiques, les cadres supérieurs, les utilisateurs finaux, et même vos clients. Leurs perspectives peuvent fournir des informations précieuses sur les besoins et les priorités de votre structure.

Définir une vision stratégique : Élaborez une vision stratégique claire pour l’utilisation de la technologie à long terme. Cela peut inclure des objectifs tels que l’optimisation des processus métier, l’amélioration de l’expérience client, ou même la disruption de votre industrie grâce à l’innovation technologique. Une vision claire vous guidera dans vos décisions et vos investissements IT.

Élaborer un plan d’action : Sur la base de votre évaluation des besoins et de votre vision stratégique, élaborez un plan d’action détaillé pour répondre à ces besoins à long terme, souvent nommé le schéma directeur au sein d’une DSI. Cela pourrait inclure des initiatives telles que la mise à niveau de vos systèmes existants, le développement de nouvelles applications ou solutions personnalisées, ou même l’exploration de nouvelles technologies émergentes. Assurez-vous d’établir des priorités claires et de définir des jalons pour suivre les progrès de votre plan.

Investir dans la flexibilité et l’évolutivité : Lorsque vous planifiez à long terme vos besoins informatiques, gardez à l’esprit la flexibilité et l’évolutivité. Optez pour des solutions technologiques qui peuvent s’adapter facilement aux changements de votre société et de l’environnement externe. Cela vous permettra de rester agile et réactif face aux évolutions du marché.

En suivant ces conseils, vous pouvez élaborer une stratégie de planification à long terme des besoins informatiques qui positionnera votre entreprise pour réussir dans un environnement en constante évolution. 

Sélection du prestataire de services informatiques

Recherche et comparaison

Trouver et comparer les prestataires de services informatiques peut être une tâche complexe, mais voici quelques stratégies pour vous aider à identifier les meilleurs partenaires pour votre entreprise :

  • Définir vos besoins spécifiques : Avant de commencer à rechercher des prestataires, encore une fois, déterminez clairement vos besoins spécifiques. Quels sont les services dont vous avez besoin ? Quels sont vos objectifs et vos exigences ? Une fois que vous avez une vision claire de ce que vous recherchez, il sera plus facile d’évaluer les ressources nécessaires.
  • Faire des recherches approfondies : Prenez le temps de faire des recherches approfondies sur les prestataires potentiels. Consultez leur site web, examinez leurs références et leurs études de cas, et recherchez des avis ou des témoignages de clients précédents. Assurez-vous de vérifier leur expérience, leurs compétences techniques, leur réputation sur le marché et leur capacité à répondre à vos besoins spécifiques.
  • Demander des recommandations : N’hésitez pas à demander des recommandations à vos collègues, partenaires ou membres de votre réseau professionnel. Les recommandations peuvent être une excellente source d’informations sur la qualité des services et la satisfaction des clients avec un prestataire donné.
  • Organiser des entretiens : Organisez des entretiens avec les profils potentiels pour discuter de vos besoins, poser des questions supplémentaires et évaluer leur expertise et leur compatibilité avec votre entreprise. Assurez-vous de discuter de leurs habitudes de travail, de leurs expériences, de leur disponibilité et de leur approche en matière de résolution des problèmes.
  • Évaluer la qualité du service client : La qualité du service client est un aspect crucial à prendre en compte lors du choix d’un prestataire de services informatiques. Assurez-vous de choisir un prestataire réactif, accessible et capable de fournir des réponses rapides et adaptées en cas de problématique.
  • Vérifier les références : N’ayez pas peur de demander des références et de consulter les clients actuels ou passés du prestataire pour obtenir des retours d’expérience. Cela vous aidera à avoir une meilleure idée de ce que vous pouvez attendre en termes de qualité de service et de satisfaction client.

En suivant ces stratégies, vous serez mieux équipé pour trouver et comparer les prestataires de services informatiques, et choisir celui qui répond le mieux aux besoins de votre structure.

Deux personnes autour d'un bureau, un homme qui est le directeur, et un autre homme en face de lui qui est le candidat. Ils examinent tous les deux le CV du candidat. Ils sont dans une pièce moderne avec des briques et une entrée de lumière.

Compréhension des compétences spécifiques

Vous devez dans un premier temps évaluer les compétences présentes dans votre entreprise afin de savoir les compétences manquantes. Choisir un prestataire avec l’expertise requise pour vos besoins particuliers revêt une importance capitale pour garantir le succès de vos projets informatiques. En optant pour un prestataire possédant une connaissance approfondie et une expérience éprouvée dans votre domaine d’activité spécifique, sur vos outils, votre matériel et vos technologies, vous bénéficiez d’une assurance supplémentaire quant à sa capacité à comprendre vos exigences uniques et à fournir des solutions adaptées. Cette expertise spécialisée peut non seulement accélérer le processus de mise en œuvre, mais également améliorer la qualité et la pertinence des services fournis, contribuant ainsi à la réussite globale de votre entreprise.

Négociation du contrat de service

Clarté et précision des termes

Le contrat de prestation de services informatiques est un outil juridique indispensable à la conclusion d’un accord de sous-traitance dans le cadre d’une prestation informatique. Il permet de définir un cadre légal à l’exécution de la mission afin d’assurer la bonne réalisation, la sécurité et la confidentialité notamment de la prestation informatique. 

Il s’agit d’un outil crucial pour protéger les droits des deux parties et clarifier leurs responsabilités pénales. En ce sens, il stipule les mesures à prendre en cas de non-respect des obligations contractuelles de chacun ou en cas de litige.

Le contrat de prestation de services est donc bien plus qu’un simple accord écrit. Cet acte légal garantit les intérêts de chaque partie, tout en assurant une prestation de services de qualité basée sur la confiance. 

Afin de rédiger un contrat de prestation de services informatiques, il faut :

  • Poser un cadre clair entre les parties 
  • Récolter l’ensemble des informations essentielles à la définition du cadre et de l’objet de la mission

Il est essentiel de personnaliser le cadre et les conditions d’exécution en fonction des besoins spécifiques du Client afin de pouvoir se baser sur des éléments précis en cas de litige. 

Gestion et évaluation de la prestation

Communication régulière et reporting

Établir des canaux de communication efficaces avec le prestataire est essentiel pour plusieurs raisons. Tout d’abord, une communication claire et ouverte favorise une compréhension mutuelle des attentes, des objectifs, du cahier des charges et des exigences spécifiques du projet entre votre entreprise et le prestataire. Cela permet de réduire les risques de malentendus et d’erreurs, tout en garantissant que les besoins de votre entreprise sont correctement transmis et pris en compte.

De plus, une communication efficace permet de maintenir un suivi régulier de l’avancement du projet, de discuter des éventuels problèmes ou obstacles rencontrés et de prendre rapidement des décisions pour les résoudre. Cela favorise la transparence et la confiance entre les deux parties, ce qui est essentiel pour établir une relation de partenariat solide et durable.

En outre, des canaux de communication ouverts permettent de recueillir des retours d’information tout au long du projet, ce qui peut être précieux pour améliorer continuellement les processus et les résultats. En écoutant les commentaires du prestataire et en fournissant également des retours d’information de votre part, vous pouvez collaborer de manière plus efficace pour atteindre les objectifs du projet de manière optimale.

Gestion des problèmes et des défaillances

Nos conseils pour traiter rapidement les problèmes & défaillances afin de minimiser leur impact sur votre organisation : 

  • Identification rapide du problème : Dès qu’un problème ou une défaillance est détecté, il est essentiel d’agir rapidement pour identifier sa cause fondamentale. Cela peut impliquer des diagnostics techniques, des enquêtes internes ou l’engagement du prestataire pour évaluer la situation.
  • Communication transparente : Informez immédiatement les parties prenantes concernées, y compris les employés, les clients et les partenaires, de la situation et des mesures prises pour y remédier. La transparence est essentielle pour maintenir la confiance et atténuer les impacts négatifs sur la réputation de l’entreprise.
  • Mise en place de mesures d’atténuation : Déployez des mesures temporaires ou des solutions de contournement pour limiter l’impact du problème sur les opérations de l’entreprise. Cela peut inclure le redéploiement des ressources, la réaffectation des tâches prioritaires, ou même l’utilisation de systèmes de secours ou de sauvegarde.
  • Collaboration étroite avec le prestataire de services informatiques : Travaillez en étroite collaboration avec le prestataire pour résoudre rapidement le problème et restaurer les opérations “normales”. Assurez-vous de rester en contact régulier pour suivre les progrès et garantir que les actions correctives sont prises de manière opportune.
  • Évaluation des impacts et des leçons apprises : Une fois que le problème est résolu, menez une évaluation approfondie pour comprendre les impacts sur les opérations de l’entreprise et identifier les leçons à tirer. Utilisez ces informations pour renforcer les processus, les protocoles et les plans de continuité des activités afin de mieux gérer les situations similaires à l’avenir.

Conclusion

Lors de l’externalisation des services informatiques, il est important de rester vigilant pour éviter certains pièges qui pourraient compromettre le succès de votre entreprise.

Il est nécessaire d’avoir recours à l’externalisation avec diligence, planification et en optant pour une collaboration saine et sereine avec un partenaire de confiance pour en maximiser les bénéfices tout en minimisant les risques.

Mains d'une personne faisant de la comptabilité à l'aide d'une calculatrice tenant dans son autre main une liasse de reçus bancaires

Pourquoi choisir Squaar ?

Chez Squaar, nous croyons à l’excellence du service rendu aux clients comme aux freelances. Animés par le plaisir de vous accompagner vos projets, nous offrons un haut niveau de suivi à travers un processus simple et complet pour une collaboration optimale. Nous basons notre travail sur la transparence, qualité, positivité, et fiabilité. 

Nous chassons, évaluons et sélectionnons les meilleurs prestataires disponibles pour répondre à vos besoins en termes de compétences techniques et de qualités humaines, mais également répondons à vos contraintes budgétaires et de délais.

Nous vous présentons ces experts en entretien physique et/ou en visio.

Nous vous offrons choix et conseil / expert(s) à intégrer dans vos services informatiques. 

Nous nous chargeons de l’ensemble de la partie administrative : gestion des contrats et clauses spécifiques, organisation de la facturation, validation des CRA facilitée par notre plateforme digitale, etc…

Nous vous permettons :

  • Un gain de temps en recherche de candidats.
  • La rencontre uniquement de prestataires qualifiés pour le(s) poste(s) à pourvoir.
  • Une flexibilité de la gestion de vos services et de vos projets.
  • L’implication forte des ressources intégrées (puisqu’ils sont eux-mêmes chef d’entreprise).
  • La maîtrise précise de votre budget et de vos coûts.

Notre objectif prioritaire est uniquement la satisfaction client. En effet, si cet objectif est atteint notre construirons avec nos clients une relation de long terme basée sur la confiance mutuelle et la possibilité d’offrir un service de plus en plus personnalisé. Pour cela, la qualité de notre service et de notre suivi, le tout lié à une vraie réactivité et notre transparence sont nos meilleurs atouts à votre disposition (quelques exemples de témoignages de nos clients et prestataires informatiques sont d’ailleurs disponibles sur notre site).

N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour nous faire part de vos besoins spécifiques en prestation. Après une définition précise du contexte, des attendus et des modalités d’interventions, nous prenons en charge votre demande et sommes en mesure de vous faire parvenir une shortlist des meilleurs Experts Informatiques disponibles et intéressés sous 48-72h. 

Contact

Voici nos coordonnées directes:

  • Nicolas : n.buniowski@squaar.fr / 06.77.13.11.92
  • Roxane: r.lebreton@squaar.fr / 07.89.00.34.14 
  • Sachant que vous pouvez également nous contacter (et voir notre backgroud) sur LinkedIn et/ou via notre site www.squaar.fr

Nicolas BUNIOWSKI

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Nicolas Buniowski est associé fondateur de Squaar, une entreprise spécialisée dans le recrutement et l'assistance technique en IT. Avec plus de 20 ans d'expérience dans le domaine, Nicolas se distingue par son expertise managériale, organisationnelle et commerciale. Soucieux de créer des partenariats de long terme, il s’attache en permanence à offrir un accompagnement de qualité, basé sur la confiance et la transparence

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