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Externalisation informatique : conseils et bonnes pratiques !

L’externalisation informatique est une option de plus en plus populaire pour les PME qui souhaitent optimiser leurs systèmes informatiques et réduire leurs coûts. Elle peut être la solution idéale pour résoudre les problèmes des entreprises, tels que la sécurité des données, les mises à jour et la maintenance applicative.

Mais qu’est-ce que l’externalisation informatique exactement ? Pourquoi est-elle un avantage pour les entreprises ? Comment mettre en place l’externalisation informatique ? À travers cet article, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur l’externalisation informatique et comment en faire un succès.

Qu’est-ce que l’externalisation informatique ?

L’externalisation informatique est un moyen pour les entreprises de confier l’exploitation et le maintien de tout ou partie de leur système informatique à un prestataire externe. Autrefois toutes les tâches informatiques étaient réalisées par des employés internes ou des informaticiens. Avec le développement des technologies, ce n’est plus le cas, les organisations doivent se tourner vers des prestataires externes pour répondre à leurs besoins et obtenir des services de qualité.

Les principaux services proposés par les fournisseurs d’externalisation informatique sont : la sous-traitance, l’infogérance, le stockage et la prise en charge des informations, des données et des réseaux informatiques. L’externalisation informatique peut aussi inclure la mise en place d’un système d’information pour une PME, la formation aux outils informatiques et le conseil.

Poste de travail constitué d'un ordinateur portable, d'une tasse, d'un cahier et d'un stylo le tout représenté en noir et blanc

Pourquoi l’externalisation informatique peut-elle offrir des solutions aux entreprises ?

Dans un monde de plus en plus compétitif, les entreprises sont à la recherche permanente d’innovation et d’efficacité. La mise en place d’une stratégie d’externalisation informatique peut leur offrir des solutions tangibles et concrètes, ainsi que des avantages significatifs.

Gains de temps et d’argent

En externalisant une partie de votre système informatique, vous pouvez réduire considérablement le temps et les coûts nécessaires à la mise en place et à la gestion de votre système. Cela peut être particulièrement utile pour les entreprises qui manquent souvent de ressources sur un marché très pénurique.

Gestion des ressources

Les entreprises peuvent également tirer parti de la sous-traitance informatique pour rationaliser leurs ressources en matière de personnel, de logiciels, de matériel et de services. En recourant à l’externalisation, elles peuvent mieux gérer leurs ressources en transférant certaines tâches à des fournisseurs externes. Elles peuvent alors se concentrer sur leur cœur de métier, profiter d’une expertise ponctuelle ne nécessitant pas l’intégration d’une ressource en CDI.

Expertise et flexibilité

En travaillant avec un prestataire qualifié, votre entreprise peut bénéficier de l’expertise et des technologies de pointe dont elle aurait autrement manqué. Cela signifie que vous aurez accès à des experts informatiques et à des outils et services qui sont à la pointe des technologies sans avoir à les développer ou à les maintenir vous-même. En outre, l’externalisation offre plus de flexibilité en ce qui concerne le contenu et la qualité de la prise en charge de vos projets informatiques.

Gestion des dépenses pour plus d’efficacité

De plus, l’externalisation peut aider les entreprises à mieux gérer leur budget et à planifier leurs dépenses. Les coûts peuvent être répartis sur plusieurs années et le risque est limité par le fait que le donneur d’ordre ne finance que les services rendus. Cela signifie que le donneur d’ordre paie uniquement pour les services qu’il souhaite recevoir et à un prix bien défini. De plus, il n’a pas à se faire de souci quant à la qualité des services.

Deux personnes assises côte à côte travaillant chacun respectivement sur leur ordinateur portable

Comment réussir une externalisation ?

Si vous êtes dans l’obligation de recourir à l’externalisation informatique, il existe plusieurs manières de procéder afin de réussir cette mise en place.

Comprendre les besoins et les objectifs, choisir le bon fournisseur, établir des contrats adaptés, mettre en place des indicateurs clés de performance adéquats et travailler avec le personnel interne pour intégrer efficacement le travail externe sont autant d’étapes importantes à respecter.

Comprendre les besoins et les objectifs

Lorsqu’une entreprise envisage de faire appel à un sous-traitant informatique, elle doit d’abord identifier et comprendre précisément ses objectifs et ses besoins. Que ce soit pour l’informatique, la maintenance du parc informatique, la mise en œuvre d’un système d’information ou la sous-traitance des serveurs, il est important de bien cerner le projet à réaliser. La bonne compréhension des besoins et des objectifs à atteindre est un prérequis pour une bonne externalisation informatique et le succès final.

Tout d’abord, les entreprises doivent se poser la question : quelles sont les tâches que nous devons externaliser ? Une fois la mission définie, elles pourront commencer à étudier les possibilités : qui peut me fournir ces services ? Est-ce que je sais si le service sera de qualité ? En effet, trouver le bon prestataire externe est très important pour garantir le succès du projet. Une fois le prestataire choisi, des contrats devront être établis pour garantir la confidentialité, la conformité et le respect des normes professionnelles, tout en définissant clairement les attentes et les responsabilités.

Une fois la mission externe acceptée et démarrée, les entreprises doivent également se fixer des indicateurs clés de performance (KPIs) adéquats pour garder le contrôle des performances et des résultats obtenus. Cela leur permettra de voir si les services externes sont à la hauteur de leurs attentes et de pouvoir ajuster les contrats au besoin. Enfin, les entreprises devront travailler avec le personnel interne afin de bien intégrer le travail externe dans leur processus et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

En somme, comprendre les objectifs et les besoins de l’entreprise est essentiel pour réussir une externalisation informatique. Avec une bonne gestion des ressources, des expertises et technologies de pointe, et un bon suivi des performances, vous pouvez être sûr que votre externalisation sera un succès !

Choisir le bon fournisseur

Pour profiter des avantages de l’externalisation, encore faut-il trouver un fournisseur adapté à votre budget et aux besoins spécifiques de votre entreprise. De plus, le choix du fournisseur joue un rôle primordial car il aura une influence sur la qualité des services informatiques proposés. Pour information, la liste de leurs clients est souvent très instructive !

Il est important de trouver une société fournissant des services de qualité sur une base durable. Pour finir, vous devez rechercher des professionnels compétents qui ont une bonne expérience dans le secteur de l’informatique et qui seront en mesure de comprendre facilement vos besoins et vos objectifs.

Cependant, la complexité des projets d’externalisation informatique n’est pas à prendre à la légère. Le fournisseur que vous choisirez devra disposer d’une infrastructure informatique suffisamment évolutive pour répondre aux besoins de votre entreprise. Vous devez porter une attention particulière à la disponibilité et à la maintenance des services proposés. Ainsi, vous serez assuré que vos données et systèmes informatiques sont à moindre coût continuellement opérationnels.

Établir des contrats adaptés

Il est important que vous preniez le temps d’évaluer toutes les obligations contractuelles qui s’imposent à vous et à votre mise en relation de prestataire. L’externalisation peut englober une grande variété de services et les conditions doivent être rédigées de façon claire et précise.

Les contrats doivent également couvrir la sécurité des données, le partage des informations, la responsabilité et le service à la clientèle. Un contrat clair permet à votre entreprise et à votre fournisseur de travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs.

Travailler avec le personnel interne pour intégrer efficacement le travail externe

Une fois que vous avez trouvé le fournisseur adapté à votre projet et établi des contrats avec lui, il est temps de faire en sorte que l’intégration se déroule à la perfection. Il est important que le personnel interne et le personnel externe travaillent ensemble avec les mêmes objectifs à l’esprit. Des points de contact spécifiques peuvent être désignés des deux côtés pour faciliter la communication et faire en sorte que toutes les parties soient informées des progrès et des difficultés rencontrées.

L’externalisation peut apporter un grand nombre d’avantages et de perspectives pour votre entreprise si elle est pilotée de la bonne manière. En suivant ces étapes et en prenant le temps de choisir le bon fournisseur, vous pouvez être certain que votre entreprise profite d’une externalisation réussie.

Deux personnes assises côte à côte travaillant chacun respectivement sur leur ordinateur portable

Conclusion

L’externalisation informatique offre aux entreprises des avantages incontestables. Les gains de temps et d’argent, une gestion plus efficace des ressources, ainsi qu’un accès à l’expertise et aux technologies de pointe, sont autant de raisons supplémentaires qui encouragent les entreprises à externaliser tout ou partie de leurs projets informatiques. La mise en place d’une externalisation nécessite néanmoins une réflexion préalable quant aux contrats, indicateurs clés de performance et fournisseurs appropriés. Si ces aspects sont correctement gérés, alors l’externalisation porte généralement ses fruits.

À court terme, l’externalisation informatique peut offrir des solutions pour améliorer la performance de l’entreprise et réduire les coûts. À plus long terme, l’externalisation peut aider les entreprises à atteindre leurs objectifs en maintenant leurs systèmes informatiques à la pointe de l’innovation et en leur permettant de se concentrer sur leur métier. En faisant les bons choix et en définissant le bon périmètre, une entreprise peut tirer parti des bénéfices de l’externalisation sans compromettre sa qualité de service.

Pour réussir votre externalisation informatique, commencez par étudier vos besoins, vos préférences et vos objectifs. Assurez-vous de choisir un prestataire digne de confiance et d’établir des contrats adaptés. Vous devrez également mettre en place des indicateurs clés de performance pour mesurer le succès de votre schéma directeur. Enfin, choisissez un cercle étroit de collaborateurs internes pour assurer la prise en charge du projet à tous les niveaux.

Poser les bonnes questions, en contrôlant le budget, et surtout en étant conscient des perspectives, l’externalisation informatique peut être l’outil pour donner à votre entreprise une vraie longueur d’avance. Si vous souhaitez sauvegarder vos données, être protégé contre les cyberattaques et optimisez efficacement vos informations, l’externalisation informatique est ce qu’il vous faut.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur la façon dont une externalisation peut améliorer votre société !

7 questions fréquentes sur l’externalisation informatique

  • FAQ-Qu'est-ce que l'externalisation informatique ?

    L’externalisation informatique consiste à confier tout ou une partie de la gestion du système informatique d’une entreprise à un prestataire externe. Elle permet d’accéder à des expertises et technologies de pointe, tout en optimisant les coûts et le temps.

  • FAQ-Quels sont les avantages de confier la gestion du système informatique à un prestataire ?

    Confier la gestion du système informatique à un prestataire offre de nombreux avantages tels que le gain de temps, la réduction des coûts, l’accès à des expertises spécialisées, une meilleure gestion des ressources, et une flexibilité accrue dans la gestion des projets informatiques tout en restant concentrer sur leur cœur de métier.

  • FAQ-Comment bien choisir un prestataire pour l'externalisation informatique ?

    Pour cela, il est essentiel de comprendre précisément ses besoins et ses objectifs et ainsi de pouvoir évaluer l’expérience et les compétences du prestataire en la matière, en mettant en place des contrats adaptés qui définissent clairement les attentes et les responsabilités de chacun.

  • FAQ-Quels sont les services couramment proposés par les prestataires d'externalisation informatique ?

    Ils proposent généralement des services tels que la mise à disposition de compétences spécifiques pour une durée donnée, la sous-traitance complète d’un service comme par exemple pour l’infogérance, le stockage et la gestion des données et réseaux informatiques jusqu’au changement totale du SI.

  • FAQ-Quels sont les éléments clés à considérer lors de la mise en place d'un contrat d'externalisation ?

    Lors de la mise en place d’un contrat d’externalisation, il est important de couvrir des aspects tels que les responsabilités de chacun, la sécurité des données, le partage des informations, tout en établissant des objectifs communs et des indicateurs de performance clés.

  • FAQ-Comment l'externalisation informatique peut-elle contribuer à l'innovation au sein d'une entreprise ?

    L’externalisation informatique peut favoriser l’innovation en permettant aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant des technologies de pointe et des expertises spécialisées fournies par le prestataire et ainsi d’élever le niveau de connaissances de l’équipe IT en place.

  • FAQ-Comment l'externalisation informatique peut-elle améliorer la sécurité des données d'une entreprise ?

    La sécurité des données est désormais un élément crucial de l’offre de services de ces partenaires et l’externalisation informatique peut donc améliorer la sécurité des données en bénéficiant des toutes dernières solutions de sauvegarde de protection des données, notamment contre les cyberattaques, tout en optimisant la gestion et l’accès aux informations.

Nicolas BUNIOWSKI

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Nicolas Buniowski est associé fondateur de Squaar, une entreprise spécialisée dans le recrutement et l'assistance technique en IT. Avec plus de 20 ans d'expérience dans le domaine, Nicolas se distingue par son expertise managériale, organisationnelle et commerciale. Soucieux de créer des partenariats de long terme, il s’attache en permanence à offrir un accompagnement de qualité, basé sur la confiance et la transparence

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