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Écran d'ordinateur devant lequel se trouve des dossiers virtuels

L’externalisation informatique, un levier de croissance pour les PME

Comprendre l’externalisation informatique

Définition et cadre de l’externalisation

D’abord, pour comprendre ce qu’est l’externalisation, il ne faut la confondre avec la sous-traitance…

En effet, les termes “externalisation informatique” et “sous-traitance informatique” sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils ont des nuances distinctes :

Externalisation informatique

  • L’externalisation informatique consiste à confier tout ou une partie des opérations informatiques d’une entreprise à un prestataire externe.
  • Cela peut inclure des services tels que la gestion des infrastructures informatiques (serveurs, réseaux, stockage de données), le support technique, la maintenance des logiciels et du matériel, ainsi que le développement de logiciels.
  • L’objectif principal de l’externalisation informatique est souvent de réduire les coûts, d’accéder à une expertise spécialisée et de permettre à l’entreprise de se concentrer sur ses activités principales.

Sous-traitance informatique

  • La sous-traitance informatique est un sous-ensemble de l’externalisation informatique, se concentrant spécifiquement sur le transfert de tâches ou de projets informatiques à des fournisseurs externes spécialisés.
  • Dans le contexte de la sous-traitance informatique, une entreprise peut externaliser des projets de développement de logiciels, de conception de sites web, de gestion de bases de données, ou d’autres services informatiques spécifiques à des prestataires externes.
  • La sous-traitance informatique peut être utilisée pour des projets ponctuels ou récurrents, et elle permet souvent à une entreprise d’accéder à des compétences spécialisées qui ne sont pas disponibles en interne.

En résumé, bien que les termes “externalisation informatique” et “sous-traitance informatique” soient souvent utilisés de manière interchangeable, l’externalisation informatique englobe généralement une gamme plus large de services, tandis que la sous-traitance informatique se concentre sur des services informatiques spécifiques délégués à des tiers spécialisés.

Pourquoi l’externalisation informatique peut-elle offrir des solutions de croissance aux entreprises ?

Dans un monde de plus en plus compétitif, les entreprises sont à la recherche permanente d’innovation et d’efficacité. La mise en place d’une stratégie d’externalisation informatique peut leur offrir des solutions tangibles et concrètes, ainsi que des avantages significatifs.

Gains de temps et d’argent

En externalisant une partie de votre système informatique (infogérance), vous pouvez réduire considérablement le temps et les coûts nécessaires à la mise en place et à la gestion de votre système. Cela peut être particulièrement utile pour les entreprises qui manquent souvent de ressources sur un marché très pénurique.

Gestion des ressources

Les entreprises peuvent également tirer parti de l’externalisation de leur IT pour rationaliser leurs ressources en matière de personnel, de logiciels, de matériel et de services. Elles peuvent mieux gérer leurs ressources en transférant certaines tâches à des fournisseurs externes, se concentrer sur leur cœur de métier et profiter d’une expertise ponctuelle ne nécessitant pas l’intégration d’une ressource en CDI.

Expertise et flexibilité

En travaillant avec un prestataire qualifié, votre entreprise peut bénéficier de l’expertise et des technologies de pointe dont elle aurait autrement manqué. Cela signifie que vous aurez accès à des experts informatiques et à des outils et services qui sont à la pointe des technologies sans avoir à les développer ou à les maintenir vous-même. En outre, l’externalisation offre plus de flexibilité en ce qui concerne le contenu et la fiabilité de la prise en charge de vos projets informatiques.

Gestion des dépenses pour plus d’efficacité

De plus, l’externalisation peut aider les entreprises à mieux gérer leur budget et à planifier leurs dépenses. Les coûts peuvent être répartis sur plusieurs années et le risque est limité par le fait que le donneur d’ordre ne finance que les services rendus. Cela signifie que le donneur d’ordre paie uniquement pour les services qu’il souhaite recevoir et à un prix bien défini. De plus, il n’a pas à se faire de souci quant à la qualité des services.

Écran d'ordinateur représentant en gros plan de multiples lignes de code informatique

Avantages de l’externalisation informatique pour les PME

Concentration sur le cœur de métier

L’externalisation permet aux entreprises de toute taille de se recentrer sur leur cœur de métier et de mieux gérer leurs équipes en interne.

Pour les PME par exemple, avoir recours à l’externalisation permet de décharger leur personnel de certaines tâches récurrentes et elles peuvent consacrer davantage de temps et d’énergie à des activités et des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.

L’externalisation est alors particulièrement pertinente pour les PME qui peuvent alors considérablement augmenter leur compétitivité et leur productivité en restant concentrées sur leur activité principale.

Accès à l’expertise et à des technologies avancées

En travaillant avec un prestataire qualifié, votre structure peut bénéficier de l’expertise et des technologies de pointe dont elle aurait pu manquer. Cela signifie que vous aurez accès à des prestataires et à des outils et services qui sont à la pointe des technologies sans avoir à les développer ou à les maintenir vous-même. En outre, l’externalisation offre plus de flexibilité en ce qui concerne le contenu et la qualité de la prise en charge de vos projets.

Flexibilité et évolutivité

En travaillant avec un prestataire qualifié sur des fonctions Infrastructure, Data, Sécurité, Développement ou autres, votre entreprise peut bénéficier de l’expertise et des technologies de pointe dont elle aurait autrement manqué. Cela signifie que vous aurez accès à des partenaires et à des outils et services qui sont à la pointe des technologies sans avoir à les développer ou à les maintenir.

Réduction des risques

L’externalisation peut aider les entreprises à mieux gérer leur budget et à planifier leurs dépenses. Les coûts peuvent être répartis sur plusieurs années et le risque est limité par le fait que le donneur d’ordre ne finance que les services rendus. Cela signifie que le donneur d’ordre paie uniquement pour les services qu’il souhaite recevoir et à un prix bien défini. 

Considérations clés et meilleures pratiques

Pour profiter des avantages de l’externalisation, encore faut-il trouver un fournisseur adapté à votre budget et aux besoins spécifiques de votre entreprise. De plus, le choix du fournisseur joue un rôle primordial, car il aura une influence sur la nature et le niveau des services informatiques proposés.

Un autre point important est que les deux parties doivent respecter les protocoles de sécurité pour prévenir toute mauvaise utilisation des informations sensibles échangées.

Les mesures de sécurité comprennent l’utilisation de logiciels de cryptage, de pare-feu, de mots de passe forts et de politiques d’accès limitées.

La sécurité des données doit être prise en compte dès le début départ pour éviter les risques de violation des données et les coûts supplémentaires liés à la remédiation en cas d’incident.

Conclusion

Pour les multinationales, l’externalisation est devenue monnaie courante. Cela s’explique sans doute par la multitude d’avantages qu’elle présente, que ce soit en matière de gestion de ressources, de réduction de dépenses ou de rendement.

Avoir recours à l’externalisation en confiant une partie de ses activités à un prestataire externe spécialisé, offre plus que jamais l’opportunité aux PME de gagner en agilité, en efficacité et pouvoir se recentrer sur leurs activités principales.

Outre l’avantage qu’offre l’externalisation en matière d’économie de coûts, outsourcer certaines activités, peut réellement devenir un facteur déclencheur d’innovation et de digitalisation.

En faisant appel à l’externalisation, l’entreprise profite de l’expérience, de l’expertise des prestataires spécialistes et des moyens technologiques sophistiqués qu’ils mettent en œuvre pour mener à bien leurs missions.

Les micro entrepreneurs, les PME ou encore les dirigeants d’une grande entreprise, tous sont concernés par l’externalisation, car de nombreuses situations justifient le recours à un prestataire externe : 

  • Hausse ponctuelle de l’activité (négociation de nouveaux contrats, absence de personnel…) ;
  • Difficulté à recruter (manque de budget ou impossibilité de réunir les compétences requises…) ;
  • Manque de temps lorsque l’entreprise est gérée par une seule personne.

Externaliser une part de son activité permet de bénéficier des compétences d’un expert, sans subir les contraintes d’un recrutement

Maîtrise des coûts, productivité et flexibilité, l’externalisation est une solution avec un très bon ROI (retour sur investissement).

Mettre en oeuvre l’externalisation informatique dans votre entreprise

Si vous souhaitez  recourir à l’externalisation informatique, il existe plusieurs manières de procéder afin de réussir cette mise en place.

Comprendre les besoins et les objectifs, choisir le bon fournisseur, établir des contrats adaptés, mettre en place des indicateurs clés de performance adéquats et travailler avec le personnel interne pour intégrer efficacement le travail externe sont autant d’étapes importantes à respecter.

Comprendre les besoins et les objectifs

Lorsqu’une entreprise envisage de faire appel à un sous-traitant informatique, elle doit d’abord identifier et comprendre précisément ses objectifs et ses besoins. Que ce soit pour l’informatique, la maintenance du parc informatique, la mise en œuvre d’un système d’information ou la sous-traitance des serveurs, il est important de bien cerner le projet à réaliser. La bonne compréhension des besoins et des objectifs à atteindre est un prérequis pour une bonne externalisation informatique et le succès final.

Tout d’abord, les entreprises doivent se poser la question : quelles sont les tâches que nous devons externaliser ? Une fois la mission définie, elles pourront commencer à étudier les possibilités : qui peut me fournir ces services ? Est-ce que je sais si le service sera de qualité ? En effet, trouver le bon prestataire externe est très important pour garantir le succès du projet. Une fois le prestataire choisi, des contrats devront être établis pour garantir la confidentialité, la conformité et le respect des normes professionnelles, tout en définissant clairement les attentes et les responsabilités.

Une fois la mission externe acceptée et démarrée, les entreprises doivent également se fixer des indicateurs clés de performance (KPIs) adéquats pour garder le contrôle des performances et des résultats obtenus. Cela leur permettra de voir si les services externes sont à la hauteur de leurs attentes et de pouvoir ajuster les contrats au besoin. Enfin, les entreprises devront travailler avec le personnel interne afin de bien intégrer le travail externe dans leur processus et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

En somme, comprendre les objectifs et les besoins de l’entreprise est essentiel pour réussir une externalisation informatique. Avec une bonne gestion des ressources, des expertises et technologies de pointe, et un bon suivi des performances, vous pouvez être sûr que votre externalisation sera un succès !

Photographie d'une table de réunion autour de laquelle sont assises plusieurs personnes positionnées devant leur écran dont d'en elles se serre la main

Choisir le bon fournisseur

Pour profiter des avantages de l’externalisation, encore faut-il trouver un fournisseur adapté à votre budget et aux besoins spécifiques de votre entreprise. De plus, le choix du fournisseur joue un rôle primordial car il aura une influence sur la qualité des services informatiques proposés. Pour information, la liste de leurs clients est souvent très instructive !

Il est important de trouver une société fournissant des services de qualité sur une base durable. Pour finir, vous devez rechercher des professionnels compétents qui ont une bonne expérience dans le secteur de l’informatique et qui seront en mesure de comprendre facilement vos besoins et vos objectifs.

Cependant, la complexité de l’externalisation informatique n’est pas à prendre à la légère. Le fournisseur que vous choisirez devra disposer d’une infrastructure informatique suffisamment évolutive pour répondre aux besoins de votre entreprise. Vous devez porter une attention particulière à la disponibilité et à la maintenance des services proposés. Ainsi, vous serez assuré que vos données et systèmes informatiques sont à moindre coût continuellement opérationnels.

Établir des contrats adaptés

Il est important que vous preniez le temps d’évaluer toutes les obligations contractuelles qui s’imposent à vous et à votre mise en relation de prestataire. L’externalisation peut englober une grande variété de services et les conditions doivent être rédigées de façon claire et précise.

Les contrats doivent également couvrir la sécurité des données, le partage des informations, la responsabilité et le service à la clientèle. Un contrat clair permet à votre entreprise et à votre fournisseur de travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs.

Travailler avec le personnel interne pour intégrer efficacement le travail externe

Une fois que vous avez trouvé le fournisseur adapté à votre projet et établi des contrats avec lui, il est temps de faire en sorte que l’intégration du consultant sous-traitant se déroule à la perfection. Il est important que le personnel interne et le personnel externe travaillent ensemble avec les mêmes objectifs à l’esprit. Des points de contact spécifiques peuvent être désignés des deux côtés pour faciliter la communication et faire en sorte que toutes les parties soient informées des progrès et des difficultés rencontrées.

L’externalisation peut apporter un grand nombre d’avantages et de perspectives pour votre entreprise si elle est pilotée de la bonne manière. En suivant ces étapes et en prenant le temps de choisir le bon fournisseur, vous pouvez être certain que votre entreprise profite d’une externalisation réussie.

Respecter la sécurité des données informatiques et personnelles

Un autre point important est que les deux parties doivent respecter les protocoles de sécurité pour prévenir toute mauvaise utilisation des informations sensibles échangées lors du projet.

Les mesures de sécurité comprennent l’utilisation de logiciels de cryptage, de pare-feu, de mots de passe forts et de politiques d’accès limitées.

La sécurité des données doit être prise en compte dès le départ de la mission pour éviter les risques de violation des données et les coûts supplémentaires liés à la remédiation en cas d’incident.

Conclusion

L’externalisation informatique offre aux entreprises des avantages incontestables. Les gains de temps et d’argent, une gestion plus efficace des ressources, ainsi qu’un accès à l’expertise et aux technologies de pointe, sont autant de raisons supplémentaires qui encouragent les entreprises à externaliser tout ou partie de leurs projets informatiques. La mise en place d’une externalisation nécessite néanmoins une réflexion préalable quant aux contrats, indicateurs clés de performance et fournisseurs appropriés. Si ces aspects sont correctement gérés, alors l’externalisation porte généralement ses fruits.

À court terme, l’externalisation informatique peut offrir des solutions pour améliorer la performance de l’entreprise et réduire les coûts. À plus long terme, l’externalisation peut aider les entreprises à atteindre leurs objectifs en maintenant leurs systèmes informatiques à la pointe de l’innovation et en leur permettant de se concentrer sur leur métier. En faisant les bons choix et en définissant le bon périmètre, une entreprise peut tirer parti des bénéfices de l’externalisation sans compromettre sa qualité de service.

Pour réussir votre externalisation informatique, commencez par étudier vos besoins, vos préférences et vos objectifs. Assurez-vous de choisir un prestataire digne de confiance et d’établir des contrats adaptés. Vous devrez également mettre en place des indicateurs clés de performance pour mesurer le succès de votre schéma directeur. Enfin, choisissez un cercle étroit de collaborateurs internes pour assurer la prise en charge du projet à tous les niveaux.

Poser les bonnes questions, en contrôlant le budget, et surtout en étant conscient des perspectives, l’externalisation informatique peut être l’outil pour donner à votre entreprise une vraie longueur d’avance. Si vous souhaitez sauvegarder vos données, être protégé contre les cyberattaques et optimisez efficacement vos informations, l’externalisation informatique est ce qu’il vous faut.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur la façon dont une externalisation peut améliorer votre société !

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  • Sachant que vous pouvez également nous contacter (et voir notre background) sur LinkedIn et/ou via notre site www.squaar.fr

FAQ

  • FAQ-Qu'est-ce que l'externalisation informatique ?

    L’externalisation informatique est la pratique consistant à confier la gestion et le développement des systèmes d’information d’une entreprise à un prestataire externe spécialisé. Cette stratégie permet aux entreprises de réduire les coûts, d’accéder à des compétences et technologies de pointe, et de se concentrer sur leurs activités principales. Elle peut inclure le support technique, la sécurité des données, le développement de logiciels, et la gestion de l’infrastructure IT.

  • FAQ-Pourquoi les PME devraient-elles envisager l'externalisation informatique ?

    Les PME devraient envisager l’externalisation informatique pour plusieurs raisons essentielles : elle permet de réduire les coûts opérationnels en évitant les investissements lourds en équipements et en personnel aux compétences spécialisées. Cette approche offre également un accès à des technologies avancées et à des expertises spécialisées qui pourraient être hors de portée en interne. De plus, elle améliore la flexibilité et la scalabilité des opérations informatiques, permettant aux PME de s’adapter plus rapidement aux changements du marché et d’innover efficacement.

  • FAQ-Comment l'externalisation informatique peut-elle réduire les coûts pour une PME ?

    L’externalisation informatique peut réduire les coûts pour une PME de plusieurs manières. D’abord, elle évite les dépenses liées à l’embauche, à la formation et au maintien d’une équipe informatique interne coûteuse. Ensuite, elle minimise les investissements en matériel et logiciels en utilisant les ressources du prestataire. Cela permet aussi de transformer des coûts fixes en coûts variables, offrant plus de flexibilité dans la gestion financière. Enfin, en confiant les IT à des experts, les PME peuvent également diminuer les risques de pannes coûteuses et améliorer l’efficacité opérationnelle

  • FAQ-Quels types de services informatiques peuvent être externalisés ?

    Les types de services informatiques qui peuvent être externalisés sont variés et incluent : le développement et la maintenance de logiciels, la gestion des infrastructures IT comme les serveurs et les réseaux, la mise en place d’un support technique et le service client, la cybersécurité et la protection des données, ainsi que le stockage et la gestion des données dans le cloud. Chaque aspect peut être adapté selon les besoins spécifiques de l’entreprise pour maximiser l’efficacité et réduire les coûts.

  • FAQ-Comment choisir le bon prestataire d'externalisation informatique ?

    Pour choisir le bon prestataire d’externalisation informatique, une PME doit évaluer plusieurs critères essentiels : l’expertise métier et l’expérience du prestataire dans le domaine spécifique recherché, la qualité et la fiabilité de ses services via des références ou des études de cas. Il est également crucial de considérer la compatibilité des pratiques de sécurité du prestataire avec les besoins de l’entreprise, ainsi que sa capacité à offrir un support réactif et adaptatif. Enfin, il est important de vérifier la flexibilité contractuelle pour s’assurer que les services peuvent évoluer avec les besoins de l’entreprise.

  • FAQ-Quels sont les critères clés pour sélectionner un prestataire informatique ?

    Pour sélectionner un prestataire informatique, il est primordial de considérer sa réputation et son expérience métier dans le secteur, la qualité et la pertinence de ses références client. Il est également essentiel d’évaluer sa capacité à répondre techniquement et rapidement aux besoins spécifiques de votre entreprise, ainsi que la flexibilité et la clarté de ses contrats. Enfin, il ne faut pas négliger la conformité de ses pratiques de sécurité avec les standards internationaux et les réglementations en vigueur pour assurer la protection des données.

  • FAQ-Comment l'externalisation informatique influence-t-elle l'innovation au sein des PME ?

    L’externalisation informatique peut stimuler l’innovation au sein des PME en leur offrant un accès à des technologies de pointe et à des compétences  spécialisées, souvent hors de portée en interne. Cela permet aux PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en explorant de nouvelles opportunités technologiques sans le fardeau financier et opérationnel d’un développement interne. En outre, le prestataire peut introduire des perspectives innovantes et des solutions créatives à des problèmes existants, accélérant ainsi le processus d’innovation et soutenant la croissance de l’entreprise.

     

  • FAQ-De quelle manière l'externalisation informatique affecte-t-elle la sécurité des données ?

    L’externalisation informatique peut affecter la sécurité des données de diverses manières. D’une part, en confiant la gestion des données à des spécialistes ayant des compétences avancées en cybersécurité, les PME peuvent bénéficier de niveaux de protection plus élevés qu’en interne, grâce à des infrastructures sécurisées et à des pratiques à jour. D’autre part, cela introduit un risque de sécurité accru si le prestataire n’adopte pas des mesures de sécurité adéquates, notamment en termes de gestion des accès, de chiffrement des données et de conformité aux normes de sécurité internationales. Il est donc crucial de choisir un prestataire fiable et compétent en matière de sécurité des données.

  • FAQ-Comment assurer la protection de la propriété intellectuelle lors de l'externalisation ?

    Pour assurer la protection de la propriété intellectuelle lors de l’externalisation, il est essentiel de choisir un prestataire de confiance avec un bon historique en matière de gestion sécurisée des informations sensibles. Il faut établir des accords de non-divulgation et des contrats clairs spécifiant les droits sur la propriété intellectuelle développée et les mesures de sécurité à appliquer. L’audit régulier des pratiques du prestataire et la mise en place de protocoles de sécurité stricts, comme le chiffrement des données et la surveillance des accès, sont également cruciaux pour prévenir toute fuite ou mauvaise utilisation des informations sensibles.

  • FAQ-Quels sont les défis courants de l'externalisation informatique et comment les surmonter ?

    Les défis courants de l’externalisation informatique incluent la gestion de la communication et de la collaboration à distance, le maintien de la qualité et de la conformité des services, et la protection de la sécurité et de la confidentialité des données. Pour les surmonter, il est impératif d’établir des lignes de communication claires et régulières, d’utiliser des outils collaboratifs efficaces, et la mise en place d’indicateurs de performance clairs. Il est également important de définir des accords de niveau de service (SLA) détaillés et de réaliser des audits périodiques pour s’assurer que le prestataire respecte les normes convenues, en particulier en matière de sécurité des données.

  • FAQ-Quels accords doivent être mis en place avec un prestataire d'externalisation informatique ?

    Avec un prestataire d’externalisation informatique, il est essentiel de mettre en place des accords de niveau de service (SLA) qui détaillent les attentes en termes de performance, de qualité et de délais de réponse. Il faut également inclure des clauses de confidentialité et de sécurité des données pour protéger les informations sensibles. Des termes concernant la propriété intellectuelle, spécifiant qui détient les droits sur le travail réalisé et les produits développés, sont aussi obligatoire. Enfin, il est important de prévoir des mécanismes de résolution de conflits et des conditions de résiliation claires pour gérer et adapter la relation contractuelle au besoin.

  • FAQ-Comment les PME peuvent-elles maintenir un contrôle de qualité avec l'externalisation informatique ?

    Pour maintenir un contrôle de qualité avec l’externalisation informatique, les PME doivent établir des accords de niveau de service (SLA) clairs qui définissent précisément les standards de qualité attendus et les métriques de performance. Il est crucial de mettre en place des processus de suivi et d’évaluation réguliers pour s’assurer que ces standards sont respectés. La communication continue avec le prestataire pour discuter des progrès et des problèmes potentiels est également essentielle. Enfin, effectuer des audits et des revues périodiques peut aider à identifier les domaines d’amélioration et à garantir l’alignement sur les objectifs de qualité de l’entreprise.

Roxane LEBRETON

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Roxane Lebreton, associée fondatrice de Squaar, est une experte en ingénierie informatique et en gestion de projets IT. Avec une expérience de plus de 5 ans dans le domaine, elle accompagne les clients de Squaar en mettant à leur disposition des freelances spécialisés. Roxane est également investie dans Time for the Planet, un projet visant à lutter contre le dérèglement climatique. Sa passion pour l'entrepreneuriat et son engagement en faveur de l'environnement font d'elle une professionnelle engagée et compétente.

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