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4 personnes collaborent autour de documents sur un bureau imageant la sous-traitance

Comment réussir sa sous-traitance informatique : 6 bonnes pratiques à adopter

Vous êtes peut-être à la recherche de solutions pour gagner en flexibilité et en compétitivité dans vos activités informatiques ? La sous-traitance informatique est une excellente alternative pour répondre à vos besoins. Une collaboration avec des prestataires externes vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier tout en bénéficiant de compétences spécialisées. Cependant, pour que cette collaboration soit fructueuse et donne de bon résultat, vous devez adopter les bonnes pratiques et éviter les écueils qui pourraient mettre à mal la qualité de la prestation.

Dans cet article, nous allons vous présenter les points clés à prendre en compte pour réussir votre externalisation informatique. Nous aborderons les risques à éviter, les avantages à en tirer, ainsi que les bonnes pratiques à adopter tout au long de la collaboration avec votre prestataire. Nous espérons ainsi vous donner toutes les clés pour mener à bien vos projets et atteindre vos objectifs.

Alors, prêts à lever le voile sur les mystères de la sous-traitance du service informatique ? Allons-y !

Découvrez 6 bonnes pratiques pour réussir votre projet IT en sous traitance

1. Définir clairement vos besoins

La première étape pour réussir une délégation informatique est de définir vos besoins en amont. Cela signifie identifier les objectifs et les résultats attendus du projet, les tâches à externaliser, les délais, les coûts et les ressources nécessaires pour la réussite du projet.

Cette étape est cruciale pour sélectionner le prestataire compétent et mettre en place une collaboration efficace.

Pour définir vos besoins, vous pouvez effectuer un audit interne de vos systèmes pour identifier les domaines qui nécessitent une expertise externe. Vous pouvez également évaluer les compétences de votre personnel et déterminer les tâches qui peuvent être externalisées sans affecter la qualité du travail.

Il est important d’impliquer toutes les parties prenantes dès le début du projet, y compris les responsables des opérations, de la sécurité des données, du budget et de la gestion de projet. Cela garantira que les besoins de tous sont pris en compte et que le projet est aligné sur la stratégie globale de l’entreprise.

Une fois que vous avez défini clairement vos besoins, vous pouvez commencer à rechercher des prestataires potentiels qui possèdent les compétences requises pour répondre à vos exigences.

Deux personnes collaborant debout autour d'un écran d'ordinateur

2. Choisir un prestataire de qualité

La sélection du prestataire qualifié en informatique est une étape toute aussi importante dans votre projet. Pour faire le bon choix, vous devez tenir compte des compétences, du budget et des références de ce dernier. En optant pour un sous-traitant qualifié, vous aurez l’assurance d’un projet bien mené de bout en bout.

Chez Squaar, nous travaillons avec des freelances très spécialisés, évalués avec soin tant sur un plan technique que personnel pour garantir une sous-traitance réussie. Nous pouvons donc vous aider à trouver le sous-traitant idéal pour vos projets informatiques en fonction de vos besoins et de vos attentes spécifiques, notamment en termes de contexte…

3. Définir les termes du contrat de sous-traitance informatique

Personnes faisant le point sur un contrat

Un contrat de sous-traitance informatique clair, net et précis est la clé pour une collaboration efficace entre votre entreprise et le prestataire.

Le contrat doit inclure les éléments suivants :

  1. Les obligations de chaque partie
  2. Les spécifications du projet
  3. Les délais
  4. Les coûts
  5. Les modalités de résiliation
  6. Les clauses de confidentialité et de propriété intellectuelle
  7. Les normes de sécurité des données

Il est fondamental de définir clairement les termes et les conditions de la collaboration entre votre entreprise et le prestataire informatique afin d’éviter tous les malentendus et les désaccords.

4. Planifier la gestion de projet

La planification est essentielle pour s’assurer que le projet est sur la bonne voie et que les délais sont respectés. Voici les points importants que vous devez connaître :

  1. Identifier les objectifs du projet
  2. Définir les étapes clés et les livrables
  3. Estimer les charges et les délais
  4. Utiliser une méthodologie de gestion de projet
  5. Assigner des rôles et des responsabilités
  6. Suivre régulièrement l’avancement du projet
  7. Adapter la planification en fonction des imprévus

5. Mettre en place un suivi et une communication efficace

Le fait de mettre en place une communication efficace et un suivi régulier entre votre entreprise et le collaborateur est essentiel pour la réussite de tout projet.

Pour cela, vous devez garder en tête qu’il faut :

  1. Établir une communication régulière avec le prestataire
  2. Fixer des points de contrôle réguliers pour évaluer l’avancement du projet
  3. S’assurer que les deux parties respectent leurs engagements
  4. Utiliser des outils de collaboration en ligne si nécessaire
  5. Prévoir des solutions de repli en cas de problèmes

Vous l’aurez compris, la communication et le suivi régulier lors d’un projet en cours permettent de s’assurer que celui-ci avance dans la bonne direction mais aussi permet d’anticiper et de résoudre les problèmes rapidement ainsi que de s’adapter aux changements éventuels.

6. Respecter la sécurité des données informatiques et personnelles

Un autre point important est que les deux parties doivent respecter les protocoles de sécurité pour prévenir toute mauvaise utilisation des informations sensibles échangées lors du projet.

Les mesures de sécurité comprennent l’utilisation de logiciels de cryptage, de pare-feu, de mots de passe forts et de politiques d’accès limitées.

La sécurité des données doit être prise en compte dès le début du projet pour éviter les risques de violation des données et les coûts supplémentaires liés à la remédiation en cas d’incident.

personne qui enlève une pièce de bois en bas d'une tour faîtes de pièces de bois du même type pour imager les risque

Quels sont les risques à éviter ?

Une sous-traitance informatique mal gérée peut causer de nombreux problèmes pour les entreprises, allant de retards de projets à des coûts supplémentaires importants. Voici les risques à éviter :

  • Le manque de communication et de transparence : Ne pas communiquer clairement avec vos futurs collaborateurs peut conduire à des malentendus et à des retards. C’est pourquoi, avoir des réunions régulières et garder une communication ouverte avec ces derniers est fondamental. Et ce, en partageant les objectifs, les attentes, les problèmes rencontrés et les avancements du projet.
  • Le non-respect des délais : Les retards dans la livraison des projets peuvent entraîner des dépassements budgétaires et causer des insatisfactions clients. Afin d’anticiper ce genre de désagrément, il est important de définir en amont, les délais et d’en faire le suivi régulièrement en évaluant les progrès et en utilisant des outils de gestion de projet tels que Asana ou Trello, par exemple.
  • Les mauvaises pratiques de gestion de projet : Une mauvaise gestion de projet peut engendrer des problèmes de coordination, de planification et de qualité. Mettre en place des pratiques de gestion de projet efficaces en utilisant des méthodologies éprouvées (Agile, Prince2, etc.) est une bonne solution. Cela peut se faire en assignant des rôles et des responsabilités claires à chacun, tout en surveillant de près la progression du projet.
  • Les problèmes de qualité et de performance : Une sous-traitance informatique de mauvaise qualité peut avoir un impact négatif sur l’entreprise en termes d’image, de réputation et causer la perte de clients. C’est pourquoi assurer une bonne qualité de travail en définissant le cahier des charges précis est essentiel. Cela se fait aussi en effectuant une sélection rigoureuse de vos collaborateurs.

En anticipant ces risques et en prenant des mesures préventives, une entreprise peut minimiser les risques liés à la demande de sous-traitance informatique et maximiser les résultats positifs.

Quels sont les avantages de la sous-traitance ?

Voici une liste avec les principaux bénéfices que peuvent en retirer un donneur d’ordre :

La réduction des coûts

homme qui lève les bras devant son écran

Cela permet aux entreprises de réaliser des économies considérables, notamment sur les coûts de recrutement, de formation et de gestion du personnel.

Elle lui permet surtout de ne payer que les ressources nécessaires au moment où elles sont requises, d’autant plus que cela est rendu possible sans utiliser le temps et l’énergie de ressources internes pour les gérer (services RH, Paie, Administratifs, etc…)

La flexibilité et l’accès à des compétences spécialisées

Faire appel à un sous-traitant permet aux entreprises d’accéder à des compétences spécialisées dont elles ne disposent pas en interne, sans avoir besoin de recruter des employés supplémentaires.

Elles peuvent également faire appel à des prestataires situés dans des zones géographiques différentes pour bénéficier d’un accès à un plus large bassin de talents et améliorer ainsi leur agilité.

De plus, la sous-traitance permet aux entreprises de se recentrer sur leur cœur de métier et de mieux gérer leurs ressources en interne. En déchargeant leur personnel de certaines tâches récurrentes, elles peuvent consacrer davantage de temps et d’énergie à des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.

Une augmentation de l’expertise technique IT de l’entreprise

En effet, l’intégration de compétences, sélectionnées aux préalables et intégrées aux équipes, permet aux entreprises, et à l’équipe IT en particulier, de bénéficier d’une expertise et d’une expérience pratique spécifique dans le domaine et ainsi d’augmenter leurs connaissances et leur savoir-faire qui perdurera dans le temps.

En somme, la sous-traitance offre aux entreprises un accès à des compétences spécialisées et une flexibilité accrue pour gérer leur informatique de manière plus efficace, tout en réduisant les coûts et en améliorant la gestion des ressources.

En conclusion

La sous-traitance est une solution avantageuse pour les entreprises souhaitant externaliser certaines tâches de développement ou de maintenance de leurs systèmes informatiques.

Pour obtenir de bons résultats, il est impératif de définir les besoins et les objectifs en amont, de choisir un prestataire qualifié, de mettre en place une planification de gestion de projet rigoureuse et de respecter les normes de sécurité des données.

Ne laissez pas la sous-traitance devenir un cauchemar, faites-en une opportunité pour augmenter votre flexibilité, réduire vos coûts et accéder à des compétences spécialisées.

Contactez-nous dès maintenant pour en savoir plus sur nos services.

Les questions clés de l’article

  • FAQ-Quels sont les principaux avantages de la sous-traitance informatique pour une PME ?

    La sous-traitance informatique offre de nombreux avantages pour une PME, tels que la réduction des coûts, en évitant les dépenses liées au recrutement et à la gestion du personnel. Elle permet également d’accéder à des compétences spécialisées et à une expertise technique, essentielles dans le secteur informatique.

    Cette externalisation informatique offre une flexibilité et une agilité, permettant à l’entreprise de se recentrer sur son cœur de métier tout en bénéficiant d’un service informatique de qualité, géré par un prestataire externe.

  • FAQ-Comment une entreprise doit-elle préparer ses besoins avant d'externaliser ses services informatiques ?

    Avant de sous-traiter, il est essentiel de définir précisément les besoins informatiques de l’entreprise. Cela implique un audit interne pour identifier les domaines nécessitant une expertise externe, l’évaluation des compétences internes, et la détermination des tâches à externaliser.

    Il est nécessaire d’impliquer toutes les parties prenantes, y compris les responsables des opérations et de la sécurité des données, pour s’assurer que le projet est aligné sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

  • FAQ-Quels critères sont essentiels pour choisir un prestataire de qualité en sous-traitance informatique ?

    Ce choix doit se baser sur ses compétences techniques, son expérience, son budget et ses références. Il est essentiel de sélectionner un sous-traitant qui possède une expertise reconnue dans le domaine informatique, capable de répondre aux exigences spécifiques du projet informatique, et qui offre un contrat de sous-traitance clair et détaillé.

  • FAQ-Quelle est l'importance de bien définir les termes contractuels avec un prestataire informatique ?

    Un contrat bien défini est essentiel pour une collaboration efficace. Il doit inclure les obligations de chaque partie, les spécifications du projet, les coûts, les modalités de résiliation, ainsi que les clauses de confidentialité, de propriété intellectuelle et les normes de sécurité des données.

    De ce fait, cela permet d’éviter les malentendus et les désaccords, assurant ainsi une collaboration transparente et sécurisée.

  • FAQ-Comment garantir une gestion de projet efficace lors de l'externalisation informatique ?

    Cela nécessite une planification rigoureuse, l’identification des objectifs, la définition des étapes clés et des livrables, l’estimation des charges et des délais, et l’utilisation d’une méthodologie de gestion de projet adaptée.

    De plus, il est important d’assigner des rôles et responsabilités clairs et de suivre régulièrement l’avancement du projet pour s’adapter aux imprévus.

  • FAQ-Pourquoi est-il essentiel de mettre en place un suivi et une communication efficace avec le prestataire ?

    Ces éléments permettent de s’assurer que le projet avance dans la bonne direction, d’anticiper et de résoudre rapidement les problèmes, ainsi que de s’adapter aux changements éventuels.

    Pour cela, il est recommandé d’utiliser des outils de collaboration en ligne et de fixer des points de contrôle réguliers pour maintenir une communication fluide et efficace.

  • FAQ-Comment la sécurité des données personnelles et informatiques doit-elle être gérée ?

    La sécurité des données est primordiale dans la sous-traitance informatique. Les deux parties doivent respecter les protocoles de sécurité pour prévenir toute mauvaise utilisation des informations sensibles.

    Les mesures de sécurité comprennent l’utilisation de logiciels de cryptage, de pare-feu, de mots de passe forts et de politiques d’accès limitées. La protection des données personnelles doit être conforme aux normes telles que le RGPD, assurant ainsi la confidentialité et la sécurité des informations échangées.

  • FAQ-Quels sont les risques à éviter dans la sous-traitance informatique ?

    Les risques à éviter dans la sous-traitance informatique incluent le manque de communication et de transparence, le non-respect des délais et les mauvaises pratiques de gestion.

Roxane LEBRETON

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Roxane Lebreton, associée fondatrice de Squaar, est une experte en ingénierie informatique et en gestion de projets IT. Avec une expérience de plus de 5 ans dans le domaine, elle accompagne les clients de Squaar en mettant à leur disposition des freelances spécialisés. Roxane est également investie dans Time for the Planet, un projet visant à lutter contre le dérèglement climatique. Sa passion pour l'entrepreneuriat et son engagement en faveur de l'environnement font d'elle une professionnelle engagée et compétente.

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