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Groupe de quatre personnes souriantes travaillant autour d'une table sur des ordinateurs et tablettes dans le cadre d'un projet informatique

Comment choisir LE prestataire informatique dont vous avez besoin ?

Trouver un le prestataire informatique adapté à votre budget, aux besoins spécifiques de votre entreprise et capable de faire le lien entre vous et votre projet et l’ensemble des prestataires disponibles sur le marché très concurrentiel de l’informatique se révèle être un vrai défi.

Le choix de cet interlocuteur est très important puisqu’il exercera une influence sur la qualité du ou des prestataires présentés et détachés et par conséquent des prestations informatiques proposées et réalisées chez/pour vous.

Ceci est d’autant plus vrai si l’informatique n’est pas votre cœur de métier et que vous avez besoin d’accompagnement dans le déploiement de vos idées. L’important est de s’adresser à un interlocuteur expert de ce type de service, ayant des ressources et outils dédiés à cette mission et capable d’étudier au mieux votre projet et votre ambition tout en étant en mesure de la traduire auprès de prestataires/experts dédiés.

Pour une prestation réussie, une relation saine et efficace passe avant tout par la qualité des échanges. Il est important de définir les besoins en suivi et accompagnement en qualité de client dès le début de la mission afin que votre interlocuteur s’adapte aux mieux à vos contraintes, vos attentes, vos habitudes et celles de vos différents services métiers et informatique. Une “simple” fiche de poste ne suffit plus aujourd’hui à attirer des talents sur le marché pénurique qu’est l’informatique. Il est crucial de présenter un contexte et un environnement de travail complet afin de faire matcher au mieux les attentes de nos Freelances avec vos besoins spécifiques. 

L’évaluation et le suivi des performances passent également par la mise en place d’indicateurs de performances clés pour évaluer le service rendu et la qualité du/des prestataire(s) détaché(s). En tant que client, il sera impératif de bien définir ces éléments et de les indiquer dans le contrat qui vous liera à votre fournisseur de service informatique

Enfin, avant de vous lancer dans une collaboration avec un partenaire, pensez à consulter ses références, avis client, ou encore des études de cas précédemment rencontrés par votre prestataire. Ce sont autant d’éléments qui peuvent vous donner des indications quant à la qualité du service rendu. 

Définition des besoins informatiques

Analyse des besoins spécifiques

Nous identifions et définissions avec nos clients leurs besoins de la manière la plus détaillée possible. Comme évoqué précédemment, aujourd’hui une simple fiche de poste ne suffit plus à nous permettre de trouver les compétences rares nécessaires à la réussite de projets informatiques. Le contexte, l’activité, l’environnement, l’organisation des différents services, les habitudes de la société sont autant d’arguments importants qui nous permettent de sélectionner avec soin le profil le plus adapté à votre besoin. Les Experts Informatiques auxquels nous nous adressons sont très attachés à une présentation précise du contexte dans lequel ils seront amenés à intervenir pour quelques semaines ou plusieurs années. Ils apprécient également une base de collaboration saine et des feedbacks réguliers sur la qualité de leur candidature et l’avancée du ou des processus en cours. Nous sommes attachés à fournir un haut niveau de service tant à nos Freelances qu’à nos Clients.

Priorisation des projets du SI

Pour définir quelles sont vos priorités, il est nécessaire d’identifier les points forts et faibles du SI. Un audit est souvent l’outil le plus adapté à la priorisation des tâches à effectuer. Il permet d’identifier du matériel obsolète ou en fin de vie, des applicatifs / logiciels critiques et difficiles à maintenir ou encore des failles de sécurité par exemple. Un prestataire externe peut vous permettre de prendre du recul sur l’existant et de préconiser une feuille de route / un schéma directeur à mener à moyen / long termes.

Il est essentiel de considérer la construction de ce schéma directeur en gardant à l’esprit la flexibilité et l’évolutivité. Optez pour des solutions technologiques qui peuvent s’adapter facilement aux changements de votre société et de l’environnement externe. Cela vous permettra de rester agile et réactif face aux évolutions du marché.

Projection future

Il est nécessaire de ne pas seulement corriger et/ou améliorer l’existant, mais aussi d’anticiper l’évolution des besoins informatiques (en termes de systèmes, de réseau, de supervision, de logiciels, de gestion des données / DATA, de maintenance, de sécurité voire d’infogérance) à mesure que l’entreprise grandit. En informatique, des tendances fortes, autour du traitement et de l’optimisation de la donnée par exemple sont des sujets qui ont souvent été intégrés trop tardivement. Il ne faut pas craindre ces évolutions, mais bien les anticiper afin de les intégrer au mieux et d’accompagner de manière la plus efficace possible les collaborateurs de la société, les clients et les fournisseurs aux changements.

Collaborateurs réunit autour d'une table pour réfléchir, discuter autour d'un projet

Recherche de prestataires

La sélection d’un prestataire qualifié en informatique est une étape évidemment toute aussi importante. Pour faire le bon choix, vous devez tenir compte des compétences, du budget et des références de ce dernier. En optant pour un sous-traitant qualifié, vous aurez l’assurance d’un projet bien mené de bout en bout.

Chez Squaar, nous travaillons avec des freelances spécialisés, évalués avec soin tant d’un point de vue de leur savoir-faire que de leur savoir-être et ainsi garantir une sous-traitance réussie. Notre capacité à évaluer chacune de leurs expériences, dans un contexte donné en termes d’équipe, d’environnement techniques et humains nous permet de vous sélectionner les meilleurs prestataires disponibles pour vos projets informatiques en fonction de vos besoins et de vos attentes spécifiques.

Vérification des compétences humaines et techniques

Lors de nos échanges, nous serons amenés à :

  • Poser des questions techniques spécifiques en lien avec le domaine d’expertise de l’individu pour évaluer sa compréhension et son expérience pratique en corrélation avec votre besoin.
  • Poser, en parallèle, des questions sur les contextes, humains, financiers, managériaux et organisationnelle afin d’analyser sa flexibilité, son adaptabilité et sa capacité à s’inscrire dans ce projet.
  • Lui demander de décrire des projets informatiques sur lesquels il a travaillé, en mettant l’accent sur les défis rencontrés et les solutions apportées et ainsi mesurer sa capacité à trouver des solutions
  • Lui demander de parler de lui, en sa qualité d’individu unique et évaluer la compatibilité de ses valeurs et avec celles de la société
  • Enfin, dans la mesure du possible, nous lui demanderons ses références sur le marché

Analyse des aspects contractuels et financiers

Structure tarifaire

Qu’est-ce qu’un TJM ? Que comprend le TJM ?

Le TJM (taux journalier moyen) du consultant freelance sert à définir son chiffre d’affaires.

Il est important de comprendre qu’il intègre : 

  • temps sur un jour / mois consacré à la gestion de son activité (administratif, comptabilité) et de prospection,
  • frais professionnels (le coût d’un logiciel, les frais kilométriques, votre abonnement de téléphone professionnel… etc.), 
  • charges sociales (environ 50% de votre revenu net mensuel en moyenne), 
  • futurs prises de congés (et autres période sans contrat)
  • son revenu net

Ce n’est pas un salaire !

Ce TJM sera apprécié par Squaar (en fonction de votre besoin, du marché et du contexte), qui y ajoutera sa marge pour la facturation finale.

Le plus souvent, ce TJM de vente sera tout compris (incluant les déplacements et autres frais professionnels) mais certains peuvent être particuliers, non prévus et/ou prévisibles, et pourront donc faire l’objet d’une facturation spécifique. Ces frais annexes dit “refacturables” n’interviendront qu’après une validation, un accord préalable du donneur d’ordre et selon les habitudes de fonctionnement de votre société. 

Il est essentiel de savoir que le coût d’une prestation informatique en régie le prix est défini d’une part par le nombre de jours d’intervention consacrés à l’exécution des prestations et, d’autre part, le tarif journalier moyen hors taxe. Vous serez facturés uniquement sur base du temps effectivement octroyé à la réalisation de la mission, en cas d’absence pour congés ou maladie par exemple, il n’y aura pas de facturation. 

Élaboration du contrat

Un contrat de prestataire informatique clair, complet et précis est la clé pour une collaboration efficace entre votre entreprise et le prestataire. Il est important de considérer ce document juridique fondamental comme un outil permettant de cadrer la collaboration, de prévenir d’éventuels litiges et de renforcer la confiance entre les parties. 

Le contrat doit inclure, les éléments suivants notamment :

  • Désignation des parties
  • Descriptif du service rendu 
  • Obligations de chacune des parties 
  • Modalités d’exécution
  • Prix 
  • Durée
  • Modalités de rupture, de réalisation et de sanction
  • Clause de cas de force majeure et de litiges
  • Clause de confidentialité 
  • Transfert de propriété

Il est fondamental de définir clairement les termes et les conditions de la collaboration entre votre entreprise et le prestataire informatique afin d’éviter tout malentendu et désaccord.

Le contrat de prestation de services est donc bien plus qu’un simple accord écrit. Cet acte légal garantit les intérêts de chaque partie, tout en assurant une prestation de services de qualité. 

Des mains se tendant un contrat signé

Faites confiance à Squaar pour rédiger votre contrat de prestation de services ! 

La complexité des termes juridiques et légaux couplés aux particularités techniques du monde de l’informatique constituent autant d’éléments qui rendent la tâche de rédaction d’un contrat complexe et pas à la portée de tous. 

Squaar vous propose de mettre à disposition des modèles de contrats ayant été élaborés en collaboration avec un cabinet d’avocat spécialisé. 

Nous sommes également parfaitement en mesure de dialoguer avec vos services juridiques afin de trouver les meilleures solutions et de coconstruire un cadre légal garantissant les intérêts et les contraintes liées aux activités de chacune des parties. 

Planification de l’engagement et de la collaboration

La planification est essentielle pour s’assurer que le projet est sur la bonne voie et que les délais sont respectés. Voici les points importants que vous devez connaître :

  • Définir précisément les objectifs
  • Définir les étapes clés et les livrables
  • Estimer les charges et les délais
  • Utiliser une méthodologie de gestion de projet
  • Assigner des rôles et des responsabilités
  • Suivre régulièrement l’avancement 
  • Adapter la planification en fonction des imprévus
  • Établir des canaux de communication adaptés à vos besoins et vos habitudes de travail 

Suivi de l’activité 

Le fait de mettre en place une communication efficace et un suivi régulier entre votre entreprise et le collaborateur est essentielle pour la réussite de tout projet.

Pour cela, vous devez garder en tête qu’il faut :

  • Établir une communication régulière avec le prestataire
  • Fixer des points de contrôle pour évaluer le degré d’avancement et anticiper d’éventuels besoins complémentaires
  • S’assurer que les deux parties respectent leurs engagements
  • Utiliser des outils de collaboration en ligne si nécessaire afin de garder en efficacité
  • Prévoir des solutions de repli en cas de problèmes

Vous l’aurez compris, la communication et le suivi régulier permettent de s’assurer que celui-ci avance dans la bonne direction, mais aussi permet d’anticiper et de résoudre les problèmes rapidement ainsi que de s’adapter aux changements éventuels.

Respecter la sécurité des données informatiques et personnelles

Un autre point important est que les deux parties (entreprise, via ses salariés, et le prestataire) doivent respecter les protocoles de sécurité pour prévenir toute mauvaise utilisation des informations et données sensibles échangées lors du projet.

D’ailleurs, à ce jour, la capacité d’une entreprise à assurer la sécurisation, la protection et la sauvegarde des données est un critère d’évaluation très important de celle-ci, peu importe son activité principale.

Suivre et évaluer les performances

L’évaluation et le suivi des performances passent par la mise en place d’indicateurs de performances clés pour évaluer le service rendu et la qualité du prestataire. Nous définissons avec nos clients, en fonction de leurs habitudes de fonctionnement, la solution la plus adaptée à la réussite de leurs projets.  

Deux personnes debout se faisant un tape m'en 5 pour célébrer une réussite

Conclusion

Pour bien choisir votre partenaire IT, faites confiance à un intermédiaire de qualité qui sera capable, avec et pour vous, de :

  • Identifier vos besoins spécifiques en matière de services informatiques en fonction du contexte technique et humain de votre entreprise
  • Rechercher et vous présenter des experts IT spécialisés, compétents et fiables
  • Prendre en charge et gérer de manière simplifiée toute la partie administrative et juridique 
  • Suivre attentivement et très régulièrement le travail réalisé

Pourquoi choisir Squaar ?

Chez Squaar, nous croyons à l’excellence du service rendu aux clients comme aux Freelances. Animés par le plaisir de vous accompagner vos besoins et projets informatiques, nous offrons un haut niveau de suivi à travers un processus simple et complet pour une collaboration optimale. 

Nous basons notre travail sur la :

  • Transparence de nos échanges
  • Qualité de notre service
  • Positivité de notre état-d’esprit
  • Fiabilité de notre engagement

Nous chassons, évaluons et sélectionnons les meilleurs prestataires disponibles pour répondre à vos besoins en termes de compétences techniques et de qualités humaines, mais également répondons à vos contraintes budgétaires et de délais.

Nous vous présentons ces experts en entretien physique et/ou en visio.

Nous vous offrons choix et conseil / expert(s) à intégrer dans vos services informatiques. 

Nous nous chargeons de l’ensemble de la partie administrative : gestion des contrats et clauses spécifiques, organisation de la facturation, validation des CRA facilitée par notre plateforme digitale, etc…

Nous vous permettons :

  • Un gain de temps en recherche d’experts.
  • La rencontre uniquement de prestataires qualifiés pour votre/vos besoins.
  • Une flexibilité de la gestion de vos services et de vos projets.
  • L’implication forte des ressources intégrées (puisqu’ils sont eux-mêmes chef d’entreprise).
  • La maîtrise précise de votre budget et de vos coûts.

Nos domaines d’interventions :

  • Organisation et gestion des Systèmes d’Informations
  • Management de projets
  • Cycle de vie des applications 
  • Maintenance opérationnelle des infrastructures et des logiciels
  • Support et assistance utilisateurs
  • Sécurité Informatique (vis à vis des salariés, des clients et des fournisseurs de l’entreprise)
  • Management opérationnel
  • Data, Business Intelligence
  • Relations fournisseurs

Notre objectif prioritaire est uniquement la satisfaction client. En effet, si cet objectif est atteint notre construirons avec nos clients une relation de long terme basée sur la confiance mutuelle et la possibilité d’offrir un service de plus en plus personnalisé. Pour cela, la qualité de notre service et de notre suivi, le tout lié à une vraie réactivité et notre transparence sont nos meilleurs atouts à votre disposition (quelques exemples de témoignages de nos clients et prestataires informatiques sont d’ailleurs disponibles sur notre site).

N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour nous faire part de vos besoins spécifiques en prestation. Après une définition précise du contexte, des attendus et des modalités d’interventions, nous prenons en charge votre demande et sommes en mesure de vous faire parvenir une shortlist des meilleurs Experts Informatiques disponibles et intéressés par votre projet sous 48-72h. 

Contact

Voici nos coordonnées directesx :

  • Nicolas : n.buniowski@squaar.fr / 06.77.13.11.92
  • Roxane: r.lebreton@squaar.fr / 07.89.00.34.14 
  • Sachant que vous pouvez également nous contacter (et voir notre background) sur LinkedIn et/ou via notre site www.squaar.fr

Roxane LEBRETON

linkedin

Roxane Lebreton, associée fondatrice de Squaar, est une experte en ingénierie informatique et en gestion de projets IT. Avec une expérience de plus de 5 ans dans le domaine, elle accompagne les clients de Squaar en mettant à leur disposition des freelances spécialisés. Roxane est également investie dans Time for the Planet, un projet visant à lutter contre le dérèglement climatique. Sa passion pour l'entrepreneuriat et son engagement en faveur de l'environnement font d'elle une professionnelle engagée et compétente.

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